Comment rédiger une demande de proposition

p>Un appel d’offres est un outil commercial qui permet aux entreprises de rechercher des consultants ou des pigistes pour combler un besoin. L’élaboration d’une DP efficace augmentera vos chances de recevoir de bonnes propositions de la part de candidats bien qualifiés. Plus vous êtes ouvert à vos attentes dans la DP, plus vous aurez de chances de trouver le bon candidat pour le poste.

Établissez la portée et les limites prévues de votre projet. Avant de rédiger la DP, vous devriez connaître la portée et les limites de votre projet. Vous devrez peut-être redimensionner le projet si vous vous rendez compte que vous en demandez trop en trop peu de temps.

Décidez qui lira les propositions et attribuera le projet. La personne qui lira les propositions envoyées en réponse à la DP devrait probablement au moins lire, sinon écrire, la DP avant sa diffusion.

Lisez d’autres appels d’offres. L’une des meilleures façons de rédiger une DP efficace est de lire les demandes des autres. Cela vous donnera une idée de l’information à inclure, du type de mise en page le plus facile à lire et à suivre, et du type de visuels supplémentaires à inclure.

Soyez précis, mais pas trop précis. Même si vous voulez que votre demande de propositions soit claire et précise quant au type de projet et de consultant auquel vous vous attendez, vous ne voulez pas qu’elle soit si précise que vous excluez les bons candidats. Trouver un équilibre peut être difficile.

Déterminez votre budget. Vous devez avoir un chiffre concret pour le montant d’argent que vous serez en mesure de dépenser pour le projet. Le fait d’être franc avec le budget qui vous est alloué facilitera votre relation avec le consultant que vous embauchez à long terme.

Précisez les qualifications minimales d’un candidat. En plus des besoins et des désirs propres à votre projet, vous voudrez peut-être définir vos attentes quant aux antécédents, à la formation et à l’expérience des consultants qui travailleront à votre projet.

Organiser efficacement la demande de propositions. Comme vous fournissez beaucoup d’information dans un espace restreint, l’organisation est la clé d’une DP efficace.

Relisez votre demande de proposition avant de l’envoyer. L’envoi d’une demande de proposition peu claire ou truffée d’erreurs de grammaire et de fautes de frappe n’est pas professionnel et pourrait vous coûter quelques bonnes propositions. Pour être pris au sérieux en tant qu’entreprise, vous devez envoyer un produit de qualité.

Envoyez les demandes de propositions à des firmes d’experts-conseils réputées. Bien que les grandes entreprises aient souvent de nombreux consultants différents qui travaillent pour elles, elles essaient de protéger l’image et la réputation de leur entreprise, de sorte qu’il est peu probable qu’elles aient des employés dont le rendement est inférieur à leur niveau d’attentes.

Respectez vos délais. Une entreprise qui envoie une proposition en retard risque également d’être en retard sur les dates limites du projet. Si vous êtes sérieux au sujet de vos dates limites, ne tenez pas compte des propositions qui ont été soumises après la date limite. Si les délais vous préoccupent moins qu’un produit de qualité, vous voudrez peut-être quand même tenir compte des soumissions tardives.

Limitez le nombre d’entreprises ou de personnes auxquelles vous envoyez votre demande de proposition. Si votre demande de propositions est envoyée à tout le monde, vous recevrez soit trop de propositions à examiner de façon réaliste, soit votre demande de propositions ne sera pas prise au sérieux.

Rédigez une carte de pointage que vous utiliserez pour évaluer les propositions. Cela peut vous aider à préciser vos besoins et vos attentes avant de rédiger votre demande de proposition. De cette façon, vous vous assurerez d’inclure et de mettre l’accent sur les facteurs les plus importants dans votre demande de propositions.

Inclure tous les détails pertinents. Même si vous ne voulez pas submerger les lecteurs de votre DP de renseignements inutiles, vous devriez inclure tous les détails pertinents. Il peut s’agir notamment de :

Demander des références. Assurez-vous de demander des références dans le cadre de votre DP. Vous devriez être en mesure de savoir si les anciens clients ont été satisfaits à la fois du processus de travail avec un consultant ou une entreprise et du projet final qu’ils ont reçu.

Sachez ce que vous voulez. La première étape consiste à connaître le type de résultat que vous attendez d’un projet. Avoir une vision vous aidera à poser les bonnes questions sur les services d’un consultant.

Évaluez vos objectifs et votre mission. Les objectifs et la mission d’ensemble de votre entreprise peuvent être aussi importants que les détails du projet lui-même.

Donnez suffisamment de temps aux individus pour préparer une proposition de qualité. Donner aux entreprises et aux consultants suffisamment de temps pour lire et absorber votre demande de propositions, créer leur propre vision du projet et préparer une proposition de qualité vous donnera une meilleure idée de ce que sera le projet final.

Établissez une chronologie. Vous devrez établir un calendrier détaillé avec des dates limites pour la proposition et le projet lui-même. Vous pouvez diviser le projet en étapes ou étapes et assigner une date limite différente pour chaque étape.

Dressez la liste de vos « must haves » et de vos « like to haves ». Une façon de savoir ce que vous voulez vraiment en réponse à votre demande de propositions est de dresser une liste de vos besoins et de vos désirs. Chacun de vos besoins ou de vos incontournables doit être inclus dans votre demande de propositions. Vous voudrez peut-être inclure certains ou la plupart de vos  » désirs « , mais assurez-vous que votre demande de proposition ne devient pas irréaliste ou trop lourde.