Comment utiliser les composeurs prédictifs

Former les employés. L’ajout d’un centre d’appels à votre entreprise représente un grand changement pour vos employés actuels. Pour assurer l’adhésion et la satisfaction des employés, une formation suffisante sur le but et l’utilisation du centre d’appels est essentielle. Différents programmes de formation peuvent répondre aux besoins de différents employés, par exemple des experts en produits qui fournissent un soutien technique ou des équipes de vente expérimentées qui génèrent de nouvelles affaires. La formation devrait être continue au fur et à mesure que le logiciel du centre d’appels est mis à jour ou que votre entreprise change.

Trouvez un expert. Facilitez-vous la tâche en trouvant un employé existant – ou en embauchant un nouvel employé – qui a de l’expérience dans la création d’un centre d’appels. Il sera inestimable d’avoir quelqu’un qui connaît les ficelles du métier, les questions à poser et, surtout, ce qui peut mal tourner. Cette personne vous permettra d’économiser de l’argent et vous aidera à éviter les pièges, ainsi qu’à faire fonctionner le centre d’appels dans un délai raisonnable et selon votre budget.

Calculez votre budget et utilisez les paramètres de votre entreprise pour définir le coût optimal pour votre centre d’appels. Rappelez-vous que le centre d’appels peut prendre un an ou deux pour prouver sa valeur.

Renforcez vos services téléphoniques. Vous aurez probablement besoin d’ajouter de nouvelles lignes téléphoniques et la possibilité d’acheminer les appels au personnel approprié. Votre fournisseur de services téléphoniques peut vous aider à déterminer et à mettre en œuvre les améliorations à apporter à votre infrastructure.

Déterminez vos besoins en logiciels et en FAI. Les bases de données, les tableurs et les programmes de comptabilité sont des exemples de différents types de logiciels dont vous pourriez avoir besoin. Au fur et à mesure que vous définissez l’objectif du centre d’appels, vous pouvez ajouter le logiciel approprié. La plupart des fournisseurs de logiciels vous aideront à concevoir le progiciel qui répond à vos besoins.

Définissez votre objectif. Que voulez-vous que le centre d’appels fasse pour vous ? Il peut agir comme un service de secrétariat efficace qui prend les rendez-vous et prend les messages. Elle peut être une source d’assistance technique. Vous souhaitez peut-être aider les clients potentiels à explorer votre gamme de produits et à contacter le personnel de vente. Quoi qu’il en soit, vous ne pouvez pas continuer tant que vous ne savez pas quel type de centre d’appels vous êtes en train de créer.

Embaucher des employés. Vous pourrez peut-être affecter vos employés actuels à la nouvelle tâche de traitement des appels, ce qui sera un avantage parce qu’ils connaissent déjà vos produits. Il y a de fortes chances que vous deviez aussi embaucher du personnel. L’expérience des centres d’appels compte, et les personnes qui ont travaillé au service à la clientèle vous seront bénéfiques. Déterminez si vous devez faire appel à des fournisseurs. Si votre entreprise est cyclique, l’embauche de fournisseurs pour les périodes de pointe est un bon moyen de gérer la charge de travail.

Prévoyez les pannes et les débordements. Les pannes peuvent résulter de catastrophes naturelles ou de difficultés techniques, ou vous pouvez être confronté à un volume d’appels important et inattendu. Quoi qu’il en soit, vous devez vous assurer que les clients peuvent passer. Si votre entreprise a des bureaux nationaux ou internationaux, ils peuvent être

Faire le point sur les ressources actuelles. Si votre installation actuelle est assez grande pour abriter un centre d’appels, déterminez comment vous pouvez utiliser l’espace dont vous disposez. Il est probable que vous devrez acheter du mobilier et de l’équipement supplémentaire. Vous devrez peut-être acheter ou louer de l’espace supplémentaire.